Output Management – professionell planen und umsetzen

Der Umgang mit Dokumenten in Unternehmen ist oft ungeordnet und entsprechend kostspielig. Durch mehrere Lieferanten, Gerätehersteller und Leistungsklassen an verschiedenen Standorten fällt der Überblick über die eigene Output-Landschaft schwer. Wachsende Konkurrenz, höhere Arbeitsaufwände und neue technische Möglichkeiten setzen diese historisch gewachsene, oft inhomogene Output-Struktur unter Druck. Abläufe sollen digitalisiert und deutlich vereinfacht, das elektronische Dokumentenmanagement erweitert werden. Am Ende dieser Transformation stehen geordnete und intelligent verwaltete Output-Strukturen.
Die Output-Optimierung verspricht Kosteneinsparungen zwischen 20 und 50%: Dafür sorgen die systematische Konsolidierung der Output-Strukturen, ein sinkender Verbrauch an Papier und Toner, die zentrale Hardware-Beschaffung und optimierte Service Level Agreements für Service und Wartungsarbeiten. Das Output-Management bietet umfangreiche Accounting-Möglichkeiten, durch die anfallende Kosten konkreten Standorten und Arbeitsplätzen zugeordnet werden können. So entsteht Kostentransparenz, eine Voraussetzung für die Identifikation zusätzlicher Einsparpotenziale.
Um Output-Prozesse analysieren und effektiv neu planen zu können, braucht es eine Bestandsaufnahme, die mit mehreren Standorten, verschiedenen Anforderungen und technischen Gegebenheiten umgehen kann. Die Projektgröße und der schiere Umfang der Spezifika sind durch eigene Mitarbeiter aber oft nicht zu bewältigen. Die Beschaffung neuer Geräte erfordert Marktwissen und Erfahrung mit EU-Ausschreibungen, um Formfehler und kostspielige Klagen unterlegener Bewerber zu vermeiden. Weitere Aspekte sind Umweltschutz, Datensicherheit und Verfügbarkeit.
Um all diesen Anforderungen genügen zu können, benötigt die Konsolidierung und Modernisierung des Output Managements externe Hilfe.

„Heitzig Consult verschafft Ihnen Kostenersparnisse, optimierte Prozesse und schlanke Output-Strukturen. Das heißt: Besser arbeiten, günstiger wirtschaften.“

Heitzig Consult bringt die Erfahrung Dutzender Projekte mit, oft mit mehreren Standorten, immer mit individuellen Lösungsanforderungen. Wir sorgen für herstellerneutrale und bedarfsgerechte EU-weite Ausschreibungen. Wir kümmern uns um Aufnahme und Bewertung der bestehenden Strukturen, erstellen eine Machbarkeitsstudie und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, zeigen Stärken auf und stellen Schwächen fest.
Nach Erfassung des Ist-Zustands entwickeln wir mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein Anforderungsprofil, woraus die Soll-Planung entsteht. Dafür suchen wir die passenden Anbieter. Optional begleiten wir auch die Umsetzung, hin zu einer bedarfsgerechten Output-Landschaft, transparenten, intelligenten Arbeitsabläufen, einer Optimierung der papierbasierenden Prozesse und zur problemlosen Abwicklung über den Nutzungszeitraum.
Heitzig Consult ermöglicht aber nicht nur die Konsolidierung bestehender Strukturen, sondern auch die Einführung neuer Business-Möglichkeiten.

Professionelle Konzeptionierung

Bei der Planung einer optimalen Output-Struktur sind einige Fragen zu klären. Welche grundsätzlichen Projektziele sollen verfolgt, welche Anwendungen und Technologien berücksichtigt und welche Workflows und Prozesse umgesetzt werden? Kann man die Beschaffung von Verbrauchsmaterialien besser organisieren, muss sich das interne Druckverhalten ändern? Mit welchen Problemen ist bei der Umsetzung zu rechnen?
Heitzig Consult beantwortet diese Fragen in Konzeptgesprächen mit dem Kunden unter Berücksichtigung der technischen, kaufmännischen und organisatorischen Möglichkeiten des Marktes. Aus der Ist- und Anforderungs-Analyse entsteht ein technisches und wirtschaftliches Konzept mit verschiedene Varianten und deren Wirtschaftlichkeitsberechnung. Am Ende dieser Phase stehen Soll-Konzept und Zukunftsstrategie.

Ausschreibungen klagefrei organisieren

Ausschreibungen sind zentraler Dreh- und Angelpunkt bei der Schaffung neuer Output-Strukturen. Aus der Soll-Konzeption müssen die Ausschreibeunterlagen samt aller kaufmännischen Dokumente und Vertragsbedingungen entwickelt werden. Dabei sind rechtliche Vorgaben exakt einzuhalten, will man keine kostenintensiven Klagen unterlegener Mitbewerber riskieren.
Nach der Entscheidung über das Soll-Konzept erstellt Heitzig Consult neben den Ausschreibeunterlagen auch die dazugehörige Bewertungs- und Auswertungsmatrix. Wir prüfen die formale Zulässigkeit der Bieter, deren Fragen wir auch beantworten. Wir bewerten die Wirtschaftlichkeit der Angebote und die Angemessenheit der Preise. Heitzig Consult beteiligt sich an Bietergesprächen und Verhandlungen. Am Ende steht ein Abschlussbericht mit Vergabeempfehlung.

Kosten optimieren und Prozesse konsolidieren

Häufige Ziele einer Neustrukturierung der Output-Landschaft sind die Senkung von Kosten und eine Prozessoptimierung, bei der mittelbar ebenfalls Einsparpotenzial besteht. Grundsätzlich sind durch eine optimierte Output-Struktur Kostensenkungen von mindestens 20 Prozent, in Einzelfällen bis zu 50 Prozent, durchführbar.
Schon bei der Konzeptionierung prüft Heitzig Consult alle Vorschläge auf Wirtschaftlichkeit. Wir kennen den Markt und welche Preise angemessen sind. Mit einer sauberen Ausschreibung vermeiden wir Klagen. Bei Verhandlungen achten wir auf das Preis-Leistungs-Verhältnis. Wir sorgen für effizienteren Einsatz von Papier und Toner, optimieren die Beschaffung und Service Level Agreements.

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Quick Facts

  • Gründung 1990
  • Planer und Berater für ITK-Infrastruktur
  • produktneutral
  • herstellerunabhängig
  • bundesweit tätig
  • 60 Mitarbeiter
  • Firmensitz ist Köln

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